Skal du arrangere for eksempel en sommerfest for dine ansatte eller kunder, et bryllup eller kanskje en hagefest?

Vi skal gi deg noen enkle tips på hvordan du lager den ultimate sommerfesten.

 

Vedtak om alkohol i park
Mulighetene åpner seg da Høyres sitt forslag om at det skal bli lov å nyte alkohol i parker gikk igjennom med 170 mot 173 stemmer. Det ble jubelstemning på Høyres landsmøte i konferansesalen på Gardemoen og dermed kan det bli lovlig fra sommer 2017 med øl-drikking i parken.

 

Sett av dato

Sommeren er en travel tid både for arrangører og privatpersoner. Send ut «hold av dato» invitasjon raskest mulig.

 

Temaer
For å hjelpe deg på vei, har vi notert noen stikkord for et sommer-event:

Hagefest – Takterrasse – Beachparty – Båt – Festival – Karneval – Tivoli – Piknik – Telt

 

Lokaler og sted

Av erfaring vet vi at de mest populære stedene blir raskt reservert. Gjerne kontakt oss for de unike stedene eller finn noen av de populære lokalene her.

 

Film og foto

Droner gir fantastiske muligheter til å presentere arrangementer som teambuilding aktiviteter, festivaler, bryllup og andre utendørs arrangementer. Det er en del ting man må tenke på før du skal hyre inn en drone-fotograf, les mer om dette her.

 

Vær og klima

Vi vet at Norge har et ustabilt vær, men når endelig temperaturen stiger så ønsker vi å være utendørs. Så hva gjør du hvis det plutselig begynner å regne, eller hva skal du gjøre for å kjøle ned dine deltakere hvis det blir for varmt?

Vifter på en varm dag er rene luksusen. Det gir også god sirkulasjon. Sett to lange vifter ved inngangen slik at det kommer luft utenifra og inn i teltet.

 

Budsjett

Sitter du ikke på pengesekken? Da bør du i en tidlig fase få et realistisk budsjett fra din leder slik at du slipper unødvendige stress og en økonomisk katastrofe. De store budsjettpostene går som regel til blant annet mat og drikke.

 

Mat og drikke

Sett opp kjølestasjoner med kald drikke og is. Du får også leie vanndispensere som holder vannet kaldt. Du sparer også miljøet for tomflasker og rydding.
Tenk på hvilken mat du skal servere. Tung mat er lik varm kropp. Forhør deg med bedrifter som tilbyr catering, de kan gi deg noen tips. Du finner noen leverandører her.

Skal du for eksempel ha en hagefest, lei en slushmaskin og kjøp ingrediensene på vinmonopolet. Dette kan brukes til en artig velkomstdrink.

 

Reduser stress

Å jobbe som eventplanlegger er faktisk en av topp 10 mest stressende yrker i verden. Begynn å planlegge i god tid, det reduserer stressnivået.

 

Hva ønsker du egentlig å oppnå

En sommerfest trenger ikke nødvendigvis å bli en ren utgiftspost. Du kan faktisk oppnå ROI (return of investment) på mange måter. Still deg spørsmålet om hvilket mål du skal oppnå med dette arrangementet. Fokus, innhold og god stemning er viktige faktorer.

 

Bruk eksperter

Så fremst du ikke jobber med events i det daglige, få tak i folk som har erfaring slik at du kan fokusere på jobben, ansatte og dine kunder. Det koster nødvendigvis ikke mer. Sett sammen et godt team og deleger ansvar, du klarer ikke å gjennomføre et vellykket event alene. Sørg for at du har en milepel og fremdriftsplan slik at du har fullstendig kontroll underveis.

 

 

Konklusjon

Vi har valgt ut noen enkle tips men det finnes flere råd på hvordan du lager den ultimate sommerfesten.
Gjerne kontakt oss for flere tips, råd eller tilbakemeldinger.

 

 

OM SKRIBENT

Thomas Øgård har mange års erfaring innen planlegging og gjennomføring av events. I tillegg til utdannelse innen hotel management med fordypning innen prosjektledelse og eventmanagement.